Politique de confidentialité

La présente politique explique quels renseignements personnels Solutions d'Acier OTS inc. / OTS Steel Solutions inc. (NEQ 1180711583), 7, Summit Circle, Westmount (Québec) H3Y 1B4, recueille au moyen de son portail client, à quelles fins, où ils sont conservés et ce que vous pouvez nous demander d'en faire.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels chez OTS peut être jointe par écrit à l'adresse ci-dessus, à l'attention de la Responsable de la protection des renseignements personnels, ou par courriel à vieprivee@otssteelsolutions.com.

Nous vendons à des entreprises. La plupart des renseignements que nous détenons sur une personne sont son nom, sa fonction et ses coordonnées professionnelles, à titre d'employé d'un client — ce que la loi québécoise traite autrement que les renseignements touchant sa vie privée. Nous les traitons néanmoins tous conformément à la présente politique.

Les renseignements nous parviennent à deux moments, et ils diffèrent.

À la création d'un compte pour obtenir un prix, nous recueillons votre prénom et votre nom, votre entreprise, votre numéro de téléphone et votre adresse courriel. Le nom de votre entreprise devient le nom de votre compte.

Lorsque vous remplissez une demande de soumission, nous recueillons ce que les questions demandent. Les coordonnées sont conservées séparément du reste des réponses. Les réponses elles-mêmes portent sur votre entreprise et votre site, et peuvent contenir des renseignements personnels lorsque vous les saisissez :

• l'adresse et le code postal du site, ainsi que les coordonnées géographiques que notre fournisseur cartographique retourne;
• le nom, la fonction, le téléphone et le courriel de la personne-ressource;
• la dénomination légale de l'entreprise et tout ce que vous écrivez dans une zone de texte libre, y compris les descriptions de dommages;
• le nom saisi à l'étape des avis, ainsi que le fait que les conditions ont été acceptées, à quel moment et dans quelle langue.

Les photographies que vous joignez à une demande de réparation demeurent sur votre appareil. L'assistant les conserve dans votre navigateur pour vous permettre de passer d'une étape à l'autre, puis les supprime après sept jours. Nous recevons le nom du fichier, son type et leur nombre — pas les images.

Les photographies prises par nos inspecteurs lors d'une inspection nous parviennent, elles. Elles montrent l'intérieur de votre bâtiment et sont conservées dans un espace privé qu'aucune adresse Internet ne peut atteindre directement. Elles ne sont transmises qu'aux personnes connectées à votre compte, et seulement une fois publié le rapport auquel elles se rattachent.

Si une photographie montre une personne, signalez-le-nous et nous la remplacerons.

Nous utilisons les renseignements personnels uniquement aux fins suivantes :

• préparer un prix pour les travaux visés par votre demande et le réviser avant que vous en preniez connaissance;
• communiquer avec vous au sujet de votre demande, de votre soumission et de vos travaux;
• exécuter l'inspection ou la réparation et produire le rapport ou le certificat qui en découle;
• gérer votre compte, les personnes que vous y invitez et ce que chacune peut consulter;
• facturer les travaux et conserver les dossiers qu'une firme de génie est tenue de conserver.

Lorsque vous nous transmettez des renseignements après avoir été informé des fins auxquelles ils serviront, vous consentez à leur utilisation à ces fins. Vous n'avez pas à nous fournir plus que ce que les questions demandent.

Nous ne vendons pas de renseignements personnels, nous ne les communiquons pas à des fins de marketing pour autrui et nous n'envoyons pas de messages texte publicitaires. Si nous devions un jour vous demander l'autorisation de vous envoyer des courriels publicitaires, ce serait par une case distincte et non cochée, et un refus n'aurait aucun effet sur votre soumission.

Chez OTS, notre personnel a accès aux comptes, aux soumissions et aux rapports nécessaires pour évaluer, exécuter et facturer les travaux.

Dans votre entreprise, ce qu'un collègue peut consulter dépend du rôle que vous lui attribuez. Une personne invitée à titre de lecteur voit moins qu'un administrateur, et un invité rattaché à un seul site ne voit que ce site.

Nous ne communiquons de renseignements personnels à l'extérieur d'OTS qu'aux fournisseurs nommés ci-dessous, ou lorsque la loi nous y oblige.

La base de données, ses copies de sauvegarde et l'espace privé contenant les photographies d'inspection sont hébergés au Canada, dans la région de Montréal de notre fournisseur d'hébergement.

L'application elle-même s'exécute sur des serveurs situés aux États-Unis; les renseignements y sont donc traités, même s'ils sont conservés au Canada. Nos fournisseurs de cartographie et de protection antirobot exercent également leurs activités à l'extérieur du Québec.

Avant de communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec, nous évaluons s'ils y bénéficieront d'une protection adéquate et nous convenons par écrit avec chaque fournisseur de l'usage qui peut en être fait. Cette évaluation est au dossier et peut être produite.

Nous faisons appel à un petit nombre de fournisseurs, chacun pour une seule fonction :

• notre fournisseur d'hébergement et de base de données, qui conserve les données au Canada;
• notre fournisseur d'hébergement applicatif, qui exécute le site depuis les États-Unis;
• un fournisseur cartographique, qui reçoit l'adresse que vous saisissez afin d'en proposer la suite;
• un fournisseur antirobot, qui vérifie qu'une inscription provient d'une personne et reçoit votre adresse réseau;
• un fournisseur de courriel, qui achemine vos liens de connexion et les messages relatifs à votre soumission.

Une demande de soumission qui n'a jamais donné lieu à des travaux, et le compte créé avec elle, sont conservés 24 mois à compter de votre dernier contact avec nous. Nous en retirons ensuite ce qui identifie une personne et ne gardons que ce qui est nécessaire à la compréhension de nos propres prix.

Tout ce qui se rattache à des travaux réellement exécutés — la demande, l'offre acceptée, le rapport ou le certificat et les photographies qui les appuient — est conservé 10 ans. C'est la période pendant laquelle une firme de génie doit pouvoir répondre de ses travaux, et c'est aussi ce qu'exigent les dossiers fiscaux.

Lorsqu'on nous demande de détruire des renseignements plus tôt, nous le faisons, sauf si une règle ci-dessus nous oblige à les conserver, auquel cas nous précisons laquelle.

Écrivez à la personne responsable, à l'adresse indiquée à la première section. Nous répondons dans les 30 jours et sans frais.

• consulter les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et savoir d'où ils proviennent;
• les faire rectifier s'ils sont inexacts, ou compléter s'ils sont incomplets;
• recevoir les renseignements que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou les faire transmettre à un tiers;
• retirer un consentement donné et faire détruire des renseignements lorsque rien de ce qui précède ne nous oblige à les conserver.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte à la Commission d'accès à l'information du Québec, qui surveille l'application de cette loi.

Votre prix est préparé par un modèle à partir des réponses que vous donnez, puis lu et transmis par une personne chez OTS. Aucun prix ne vous parvient sans qu'une personne d'ici l'ait examiné.

Si vous souhaitez savoir comment un prix a été établi, ou le faire réviser, demandez-le-nous et une personne s'en chargera.

Nous n'utilisons que ce dont le portail a besoin pour fonctionner : un témoin qui vous garde connecté, un autre qui retient votre langue et un autre qui retient que vous avez déjà vu la présentation.

Nous n'utilisons ni témoins publicitaires, ni pixels de suivi, ni enregistrement de session, ni outils d'analyse de tiers.

Les accès sont décidés par la base de données elle-même plutôt que par les écrans : une page ne peut donc pas présenter à quelqu'un un enregistrement auquel il n'a pas droit, même si elle le demande. Les documents et les photographies ne sont transmis qu'après cette vérification.

La connexion se fait au moyen d'un lien envoyé à votre adresse courriel; il n'y a aucun mot de passe pouvant être deviné ou réutilisé.

Nous tenons un registre des incidents de confidentialité. Lorsqu'un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous en avisons promptement la Commission d'accès à l'information ainsi que les personnes concernées, et nous prenons les mesures possibles pour réduire le préjudice.

Responsable de la protection des renseignements personnels, Solutions d'Acier OTS inc., 7, Summit Circle, Westmount (Québec) H3Y 1B4.

vieprivee@otssteelsolutions.com

La présente politique est datée. Lorsque nous la modifions, nous en publions la nouvelle version ici et en changeons la date en tête.